Vejledning om Nye krav til registrerede bogføringssystemer – effektiv og sikker e-fakturering afsnit 2.2

Gældende ret pr. 2026-10-03 tier 5 Erhvervsstyrelsen, Vejledning om Nye krav til registrerede bogføringssystemer – effektiv og sikker e-fakturering (https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-nye-krav-til-registrerede-bogfoeringssystemer-effektiv-og-sikker-e-fakturering)

2.2. Vejledning til implementering

Processen med tilmelding af virksomheder til Nemhandel omfatter tre trin:

slutkunden skal efter MitID-validering af sin identitet have besked om, at virksomheden vil blive tilmeldt Nemhandel medmindre den inden 4 uger giver udbyderen besked om, at den ønsker at fravælge dette (se under 2.2.2 nedenfor)

herefter skal udbyderen inden 4 uger tilmelde alle virksomheder der ikke har fravalgt dette til Nemhandel, så de fremover kan modtage e-faktura (se under 2.2.2 nedenfor)

endelig skal alle virksomheder der bliver tilmeldt have besked herom umiddelbart efter at udbyderen får besked fra Nemhandel om tilmeldingen (se under 2.2.3 nedenfor).

2.2.1 Meddelelse til slutkunden om opt-out

Forud for tilmelding af dine eksisterende slutkunder til e-fakturering skal de have meddelelse om, at de vil blive tilmeldt Nemhandel medmindre de fravælger dette inden for en frist på 4 uger. Meddelelsen kan gives enten direkte i forbindelse med slutkundens første log-in efter Mit-ID-validering fra og med 1. marts 2027 eller i en særskilt meddelelse til slutkunden umiddelbart efter et sådant log-in.

Beskeden til slutkunderne om tilmelding til e-fakturering kan begrænses til information om, at kunden vil blive tilmeldt til Nemhandel medmindre denne inden for en frist på 4 uger giver udbyderen besked om, at kunden ikke ønsker dette. Dette forudsætter dog, at udbyderen i forhold til nærmere oplysninger henviser til det informationsbrev fra Erhvervsstyrelsen, som virksomheden har modtaget med digital post, og som styrelsen desuden vil offentliggøre på sin hjemmeside.

For nye slutkunder, der kommer til efter offentliggørelse af de nye regler, vil det komme til at gælde, at de på samme måde som eksisterende slutkunder skal informeres direkte herom. Det betyder, at de som led i at blive slutkunder i bogføringssystemet skal have besked om, at de tilmeldes e-fakturering, medmindre de aktivt fravælger det, inden for fire uger efter oprettelsen som slutkunde i systemet.

Erhvervsstyrelsen vil først i 2027 udsende et informationsbrev med Digital Post, som forklarer virksomhederne, hvad der konkret skal ske, hvorfor tiltaget gennemføres, og hvad konsekvenserne er for virksomhederne. Det sikrer, at alle berørte virksomheder, får den samme fyldestgørende information. Udbyderne kan derfor blot henvise til dette informationsbrev i meddelelsen til sine eksisterende slutkunder om tilmelding til Nemhandel.

For nye kunder kan udbyderen ligeledes anvende Erhvervsstyrelsens brev til alle virksomheder med henblik på nærmere information, idet den samme information er relevant for både nye og eksisterende slutkunder. Her kan udbyderen blot henvise til den version, som bliver offentliggjort på styrelsens hjemmeside.

2.2.2 Tilmelding af slutkunder til Nemhandel

Udbyderen skal efter udløbet af fristen på 4 uger for eventuelt fravalg af tilslutning til Nemhandel gennemføre en ny tilmeldingsproces til e-fakturering i Nemhandel i forhold til alle sine slutkunder, der ikke allerede er registrerede, også selvom udbyderen tidligere har udsendt meddelelse til sine slutkunder herom efter de gældende regler.

Du skal tilmelde dine slutkunder til e-fakturering,

hvis de ikke allerede er tilmeldt e-fakturering, og

hvis de ikke har fravalgt det.

Du skal derfor være opmærksom på, at du skal have overblik over, hvem der har fravalgt tilmelding.

Hvis din slutkunde allerede er tilmeldt e-fakturering i Nemhandel i et andet system end dit, er du ikke forpligtet til at igangsætte en omregistrering til dit system. Du kan dog overveje at fortælle din slutkunde, at de allerede er tilmeldt e-fakturering, og at de har mulighed for at få deres e-fakturaer til dit system, hvis de ønsker det.

Hvis du som udbyder af et registreret bogføringssystem anvender en ekstern serviceleverandør til tilmelding til e-fakturering i Nemhandel, kan din serviceleverandør have ønsker/krav til hvilket format du giver dem listen over dine slutkunder, som skal tilmeldes e-fakturering. Du kan derfor med fordel spørge din serviceleverandør om dette, inden du begynder at udarbejde listen.

Du kan registrere dine slutkunder på flere måder. Hvis du har mange slutkunder, kan det være en fordel at automatisere registreringerne/oprettelserne. Du kan finde en beskrivelse til automatisk oprettelse af modtagere i nedenstående tekniske dokumentation.

Hvis du har få slutkunder som skal registreres, kan det også gøres manuelt. Du kan finde beskrivelse til registrering/oprettelse af modtagere i nedenstående dokumentation:

Vær opmærksom på at dine slutkunder kan tilmeldes e-fakturering i Nemhandel på forskellige typer af endepunktsnummer (modtageradresser):

CVR-nummer bør være udgangspunktet for tilmelding til e-fakturering i Nemhandel, hvis slutkunden kun har brug for at modtage e-fakturaer i ét system. I dag er de fleste virksomheder i Nemhandel registreret med deres CVR-nummer som deres endepunktsnummer.

P-nummer kan benyttes, hvis en slutkunde ønsker deres e-fakturaer opdelt efter produktionsenhed.

SE-nummer kan benyttes, hvis der er tale om en udenlandsk virksomhed uden et dansk CVR-nummer.

GLN/EAN-nummer kan benyttes, hvis slutkunden ønsker en mere aktiv styring af deres e-faktura-modtagelse, og som ikke nødvendigvis er knyttet til p-enheder. Bemærk dog, at GLN/EAN-numre leveres af en privat virksomhed.

Slutkunderne bør selv eje de endepunktsnumre, der registreres i Nemhandelsregisteret, i stedet for fx et GLN/EAN-nummer, du som udbyder ejer og tildeler slutkunden. Det skal gøre det nemmere for slutkunderne at tage deres registreringer med til et nyt bogføringssystem, hvis de ønsker det på et tidspunkt.

2.2.3 Meddelelse til slutkunder om tilmelding til Nemhandel

Udbyderen får besked fra Nemhandel umiddelbart efter at slutkunder er registreret i Nemhandel som modtagere af e-faktura. Så snart udbyderen får denne besked skal virksomheden straks informeres om tilmeldingen. Det er afgørende, at dette sker så hurtigt som muligt, idet slutkunden ellers risikerer ikke at blive opmærksom på fakturaer sendt som e-faktura efter tilmeldingstidspunktet.

Udbyderen bør i sin meddelelse til slutkunden om tilmeldingen til Nemhandel vejlede denne om, hvor man kan se modtagne e-fakturaer i bogføringssystemet, herunder også om hvorvidt systemet vil gøre slutkunden opmærksom på, når der er modtaget nye e-fakturaer.