Vejledning om Bogføringsloven afsnit 6.1

Gældende ret pr. 2026-10-03 tier 5 Erhvervsstyrelsen, Vejledning om Bogføringsloven (https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoeringsloven)

6.1. Opbevaring i indeværende regnskabsår og yderligere 5 år

Virksomheder skal på betryggende vis opbevare regnskabsmaterialet i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.Begrundelsen for kravet om en 5 års opbevaringspligt er, at retstvister, skattespørgsmål, straffesager mv. i langt de fleste tilfælde er indledt inden udløbet af denne 5-års frist.

Regnskabsmateriale, der vedrører regnskabsåret 2023 skal således opbevares til udgangen af 2028. Kravene til opbevaring i 5 år gør sig også gældende selvom den bogføringspligtige virksomhed skifter bogføringssystem, går konkurs eller bliver tvangsopløst. Papirbaseret bogføringsmateriale skulle indtil 1. juli 2022 som udgangspunkt opbevares i Danmark eller i Norden. Dette er ikke længere et krav.

Der kan dog være andre regler om opbevaring, fx i skatte- og afgiftslovgivning, som ledelsen i virksomheder skal være opmærksom på.

Undtagelse for kassestrimler og interne bilag

Detailvirksomheders kassestrimler, kasseboner og andre interne salgsbilag skal kun opbevares i ét år. Andre interne salgsbilag omfatter udskrevne notaer, regninger eller kvitteringer og tilsvarende interne bilag. Salgsbilagene er dokumentationen for virksomhedens enkeltvise varesalgstransaktioner ved afsætning af virksomhedens handelsvarer. De daglige registrerede sumtotaler for detailsalget indgår fortsat i virksomhedens bogføring, og kravet om transaktionssporet skal være opfyldt.

Den 1-årige opbevaringsfrist for detailhandelsvirksomhedernes interne salgsbilag gælder fra tidspunktet for underskrivelsen af årsregnskabet. Underskriftstidspunktet regnes fra den dag, hvor det øverste ledelsesorgan eller ejerne daterer og underskriver årsregnskabet.

En virksomheds detailhandel kan udøves som en særskilt aktivitet blandt andre aktiviteter, men uden at virksomheden herved som helhed kan karakteriseres som en detailhandelsvirksomhed. Er dette tilfældet, gælder den 1-årige opbevaringsfrist for kassestrimler og tilsvarende interne bilag vedrørende detailsalget, fordi detailsalgsaktiviteten her må sidestilles med detailhandelsvirksomhed.

Baggrunden for undtagelsen fra opbevaringsperioden i 5 år skal findes i momslovgivningen, der indeholder nærmere bestemmelser om opbevaring af regnskabsmateriale af relevans for momsangivelsen.