Vejledning om Bogføringsloven afsnit 6.9

Gældende ret pr. 2026-10-03 tier 5 Erhvervsstyrelsen, Vejledning om Bogføringsloven (https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoeringsloven)

6.9. Opbevaring ved ophør af virksomhedens bogføringspligt

Regnskabsmaterialet skal også opbevares, efter at virksomheden ikke længere er bogføringspligtig. Dette kan indtræffe hvis fx virksomheden ophører, eller hvis den ikke længere er skattepligtig til Danmark, eller hvis den ikke længere modtager tilskud fra den danske stat eller EU.

Når bogføringspligten ophører for virksomheden, skal den senest fungerende ledelse sørge for, at regnskabsmaterialet fortsat opbevares i overensstemmelse med lovens regler om opbevaring.

I virksomheder med personlig hæftelse påhviler pligten til at opbevare regnskabsmaterialet de personlige deltagere i fællesskab. I et interessentskab ligger ansvaret hos interessenterne. I et kommanditselskab hos komplementaren. I aktie- og anpartsselskaber påhviler pligten ledelsen, dvs. bestyrelse, evt. tilsynsråd og direktion.

Overdrages en enkeltmandsvirksomhed, anses det for afhændelse af aktiviteter, hvorfor den sælgende person også efter salget har pligt til at opbevare regnskabsmaterialet fra de frasolgte aktiviteter. Det samme gør sig gældende, hvis en juridisk person afhænder alle eller dele af sine aktiviteter.

I forbindelse med dødsfald af ejeren af en enkeltmandsvirksomhed vil skifteretten overtage opbevaringsansvaret ved offentligt skifte. Ved privat skifte overtager arvingerne opbevaringspligten.

I et interessentskab vil der ofte være en faktisk fungerende ledelse eller administrator, som skal udøve opbevaringspligten. Det gælder også, hvor der udskiftes interessenter. I forbindelse med opløsning af interessentskabet vil den sidst fungerende ledelse eller administrator have ansvaret for, at regnskabsmaterialet opbevares i overensstemmelse med bogføringsloven.

Når kapitalselskaber opløses, skal den senest fungerende ledelse søge for at opbevare regnskabsmaterialet. I selskaber, der opløses ved likvidation, tvangsopløsning eller konkurs, er den senest fungerende ledelse likvidator henholdsvis kurator.

Såfremt skifteretten konstaterer, at selskabet er insolvent, og der ikke er aktiver af en vis størrelse, vil skifteretten i praksis undertiden opløse selskabet efter konkursloven regler. I disse tilfælde påhviler pligten til at opbevare regnskabsmaterialet for de seneste 5 år den sidst registrerede ansvarlige ledelse, som oftest består af bestyrelse, direktion, eller de personer, som har overtaget den faktiske ledelse af selskabet. Har selskabet været under bobehandling forud for opløsningen efter konkursloven, påhviler pligten dog kurator eller likvidator.

Overtager en aktionær eller anpartshaver det faktiske ledelsesansvar, er personen uden videre anset for at være tiltrådt som ledelse, uanset forholdet endnu ikke er registreret i Erhvervsstyrelsen. Det er således ikke afgørende, hvornår forholdet anmeldes over for Erhvervsstyrelsen, men hvornår de faktiske ledelsesfunktioner overtages. Også andre end virksomhedsdeltagere kan indtræde som faktisk ledelse i et selskab.

At ansvaret påhviler den senest fungerende ledelse kan indebære, at ledelsen vælger at lade fx revisor eller en advokat forestå den faktiske opbevaring af regnskabsmaterialet. Det fratager dog ikke den pågældende ledelse ansvaret for opbevaringen.

Den ansvarlige ledelse skal være opmærksom på, at opbevaringspligten efter bogføringsloven også kan indeholde personhenførbare oplysninger, når sådanne data er en del af regnskabsmaterialet fx i form af bilag. I disse tilfælde, kan databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven regler stille krav til databehandlingen af sådanne personhenførbare oplysninger.

Hvis virksomheden opløses af skifteretten, kan skifteretten træffe beslutning om, at opbevaringen af regnskabsmaterialet skal påhvile andre end den fungerende ledelse eller den tidligere ledelse, fx en eneaktionær. Den person, som overtager den efterfølgende opbevaring, forudsættes helt eller delvist at kunne få omkostningerne hertil dækket af virksomheden.