Vejledning om Bogføringsloven afsnit 7.3
Gældende ret pr. 2026-10-03 tier 5 Erhvervsstyrelsen, Vejledning om Bogføringsloven (https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoeringsloven)
7.3. Opnåelse af administrative byrdelettelser
For at opnå flest mulige byrdelettelser bør virksomheden starte med at kortlægge forretningsprocesser i forhold til at finde et bogføringssystem, som på den for virksomheden mest effektive måde hjælper til at løse de administrative opgaver i virksomheden.
Eksempler på punkter, som en virksomhed bør overveje
Er virksomheden en handel, service eller produktionsvirksomhed? Og hvilke specifikke administrative opgaver pålægger dette virksomheden?
Hvilke stamdata vil det være en fordel at bogføringssystemet indeholder i dets kartoteker? Stamdatakartoteker indeholder data som benyttes gentagende gange, dette er fx kartoteker som indeholder grundlæggende oplysninger på varer og tjenesteydelser, kunder, leverandører osv.?
Hvilke data, funktioner og automatiseringer vil det være en fordel at systemet indeholder i forhold til virksomhedens købscyklys?
Hvilke data, funktioner og automatiseringer vil det være en fordel at systemet indeholder i forhold til virksomhedens salgscyklys?
Hvilke data, funktioner automatiseringer vil det være en fordel at systemet indeholder i forhold til indberetning til de offentlige myndigheder?
Introduktion til de områder, som en virksomhed bør kortlægge i forhold til deres valg af et digitalt bogføringssystem og beskrivelse af deres bogføringsprocedure.
Varer og/eller tjenesteydelser
Det er her vigtigt at vurdere, hvilke data der for din virksomhed er en fordel at registrere og derfor bør være en del af stamdata på varekortet, så dette fx kan bidrage til minimering af indtastninger ved senere brug af data ved registrering af køb og salg eller ved udtræk af data til brug til interne analyser og opgørelser til eksterne parter herunder også offentlige myndigheder.
Dette kan fx være længere varebeskrivelser, billeder af varer, intrastat koder, momskoder, leverandørnummer, leverandørens varenummer, varegrupper, vægt, Co2-aftryk, opsætning af bogføring i forhold til moms, finanskonti og andre bogføringsdimensioner, osv.
Kunder (også kaldet debitorer)
Her det vigtigt for virksomheden, at de definerer hvilke specifikke data på deres kunder, som understøtter deres forretning. Dette kan her også være momskoder, som kan tilknyttes den enkelte kunde, hvis fx at virksomheden har en årlig omsætning på mere end 10.000 euro til private kunder i andre EU-lande end Danmark.
Et andet behov kan være behovet for et journalsystem til at registrere behandlinger eller et CRM-modul hvor der ligeledes kan registres kundespecifikke oplysninger, som benyttes i forbindelse med markedsføring og salg til kunderne. I lighed med stamdata på varer er det her vigtigt at finde frem til alle de data, som kan bidrage til byrdelettelser i forbindelse med håndtering af virksomhedens salgscyklus.
Leverandører (også kaldet kreditorer)
Virksomhedens krav til stamoplysningerne på virksomhedens leverandører er lige så vigtige som for varer og kunder.
Brug at et kreditormodul, hvor hver leverandør oprettes særskilt, kan bidrag både til administrative byrdelettelser og forbedre kontrolmiljø i virksomheder, fx ved at vælge et bogføringssystem som sikre, at samme købsfaktura ikke kan bogføres flere gange på samme leverandør, at der i stamdata kan tilføjes forslag til finanskonto, momskoder, bogføringstekster, betalingsbetingelser og oplysninger, samt at der er en integration med e-faktura, hvorved købsfaktura automatisk indlæses i bogføringssystemet, og dermed hele bogførings- og betalingsprocessen automatiseres.
Sikkerhed ved handling af personoplysninger
At din virksomhed har en passende sikkerhed ved behandlingen af personoplysninger. Det betyder bl.a., at I skal opbevare personoplysningerne på en sådan måde, at uvedkommende ikke får adgang til oplysningerne (fortrolighed), at oplysningerne er retvisende og ikke kan ændres af en uvedkommende (integritet), og at oplysningerne kan tilgås, når det er nødvendigt (tilgængelighed).
Som dataansvarlig har din virksomhed derudover også et ansvar for, at sikkerheden hos jeres databehandler eller databehandlere (leverandører og eventuelle underleverandører) er passende.
Som nævnt ved stamdata for varer og kreditorer, så afhænger graden af byrdelettelsen og forbedring af kontrolmiljøet både af mulighederne i registrering af stamdata, og hvordan købcyklussen er automatiseret i systemet.
Her kan fx brugen af e-fakturering, eller anden indbygget funktion- og kontrolfacilitet, der sikrer en tre-trins-kontrol samt minimerer indtastning og upload af bilag, ved fx at sammenholde samt overføre data mellem købsordre, modtagelse af varer samt godkendelse af købsfaktura, bidrage både til byrdelettelse og forbedret kontrolmiljø.
Sagscyklus I salgscyklussen er kunders stamdata og data fra eventuelle specialmoduler og specialsystemer såsom journal-, sag-, tidsregistreringssystemer mv. vigtige i forholde til automatiseringsmuligheder i forbindelse med modtagelse af salgsforespørgsler, ordrebehandling og fakturering.
Indberetning til de offentlige myndigheder
Hvis der fx er tale om en mindre virksomhed, hvor der iflg. årsregnskabsloven ikke er krav om revision, og virksomheden derfor ønsker selv at indberette deres årsregnskab til Erhvervsstyrelsen, kan det være en fordel for virksomheden enten at benytte standardkontoplanen, som er udgivet af Erhvervsstyrelsen, eller benytter et digitalt bogføringssystem, hvor i det er muligt at mappe hvert finanskontonummer til kontiene i standardkontoplanen. Hvis bogføringssystemet også indeholder en automatisering af upload af regnskabet, er dette selvfølgelig endnu et plus og dermed endnu en byrdelettelse.
Momskoder samt funktioner til afstemning og indberetning af moms. Registrering og efterfølgende afstemning og indberetning af moms er en del at de fleste virksomheder i Danmark, og det er derfor vigtigt at dette automatiseres mest muligt. Så når du ser på et nyt system, så hvordan systemet sikre, at moms registreres automatisk løbende samt hvor nemt momsen kan afstemmes og indberettes periodisk.