Vejledning om Bogføringsloven afsnit 6.8

Gældende ret pr. 2026-10-03 tier 5 Erhvervsstyrelsen, Vejledning om Bogføringsloven (https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoeringsloven)

6.8. Sikring af regnskabsmaterialet

En virksomhed har pligt til at etablere nødvendige interne kontroller til sikring mod, at regnskabsmaterialet bevidst eller ubevidst ødelægges, forvanskes eller forsvinder, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug.

Kravet indebærer, at en virksomhed skal gøre, hvad der må anses for rimeligt for fysisk at sikre sig mod, at regnskabsmateriale fx udsættes for brand, vandskade eller andet, der kan medføre, at materialet går tabt. Virksomheden må desuden sikre, at der er procedure for arbejdsgange, så fx kun bestemte medarbejdere har adgang til regnskabsmaterialet, og at der etableres arbejdsgange, der sikrer, at kun visse medarbejdere har adgang til at bogføre virksomhedens transaktioner. Endvidere skal virksomheden etablere en rimelig IT-sikkerhed, for så vidt angår det digitalt opbevarede regnskabsmateriale, så materialet fx er søgt sikret mod hackerangreb.

Vælger virksomheden ét bogføringssystem, som er registreret af Erhvervsstyrelsen, er det udbyderen af det valgte bogføringssystems ansvar at sikre en høj IT-sikkerhed, herunder fx dagligt at tage backups af virksomhedernes transaktioner og bilag, som skal opbevares digitalt i systemet, og sikre at såvel driftsmiljøet samt backups opbevares forsvarligt.

Vælger virksomheden et ikke-registreret system, er det virksomhedens eget ansvar at opfylde anerkendte standarder for IT-sikkerhed. § 4 i bekendtgørelse om krav til virksomheders digitale bogføringssystemer der ikke er registreret efter bogføringsloven foreskriver, at virksomheder skal tage sikkerhedskopi af alle bogførte transaktioner og bilag, som er digitalt gemt i systemet, senest en uge efter, at der er bogført. Desuden kræves det, at virksomheden skal opbevare sikkerhedskopien hos en ikke nærtstående part, som må formodes at opfylde anerkendte standarder for IT-sikkerhed på en server i et EU- eller EØS-land.