Vejledning om Indsendelsesbekendtgørelsen afsnit 2.4
Gældende ret pr. 2026-10-03 tier 5 Erhvervsstyrelsen, Vejledning om Indsendelsesbekendtgørelsen (https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-til-bekendtgorelse-om-indberetning-til-og-offentliggorelse-af-arsrapporter-mv-i)
2.4. Udsendelse af breve m.v. fra Erhvervsstyrelsen
Erhvervsstyrelsen udsender en række breve m.v., som genereres digitalt i styrelsens it-system, uden at en sagsbehandler har været involveret i udarbejdelsen af brevet. Sådanne breve underskrives derfor ikke og udsendes alene med styrelsen som afsender.
Styrelsen anvender fx et it-system til at rykke for årsrapporter, som ikke er modtaget rettidigt i styrelsen. It-systemet genererer bl.a. automatisk et brev med påkrav til virksomhedens ledelse om at indberette årsrapporten, hvis styrelsen ikke har modtaget årsrapporten, når indberetningsfristen er udløbet. Desuden genererer it-systemet automatisk afgiftsbreve til virksomhedens ledelse i henhold til reglerne i årsregnskabsloven, hvis årsrapporten modtages efter udløbet af 8-dages fristen i påkravsbrevet. Sådanne breve udsendes uden underskrift, dvs. alene med styrelsen som afsender.
Som anført i bestemmelsen udsendes følgende digitalt genererede breve således alene med Erhvervsstyrelsen som afsender:
Breve med påkrav om indberetning af årsrapport.
Breve i forbindelse med pålæggelse af afgift som følge af for sen indberetning af årsrapport m.v.
Kvitteringer for modtagne årsrapporter m.v.
Breve i forbindelse med opløsning ved skifteretten af en virksomhed, som ikke har indberettet årsrapport m.v.
Breve i forbindelse med tilbagesendelse og korrektion af dokumenter, som fejlagtigt er indberettet, eller som ikke er behørigt indberettet til Erhvervsstyrelsen.
Breve vedrørende oplysning om frister for indberetning af årsrapport m.v.
Afgørelser om afvisning af en årsrapport m.v., der er forsøgt indberettet, jf. årsregnskabslovens § 159 a, stk. 1, 2. pkt.
Breve i forbindelse med vejledningsindsats.
§ 5, stk. 2, vedrører breve, hvor der er en sagsbehandler involveret, men hvor de pågældende breve vedrører mindre væsentlige sagsbehandlingsskridt. Her kan sagsbehandleren nøjes med at angive Erhvervsstyrelsen som afsender, ligesom det er tilfældet med digitalt genererede breve, hvor der ikke er en sagsbehandler involveret, som omtalt ovenfor.
Som eksempler, hvor sagsbehandleren kan nøjes med at angive Erhvervsstyrelsen som afsender, kan nævnes kvitteringer og rykkere, som sagsbehandleren udsender i sager, der ikke behandles maskinelt, men som behandles af den pågældende sagsbehandler.
§ 6, stk. 1, angiver, hvilke kanaler Erhvervsstyrelsen kan anvende, når styrelsen sender breve på regnskabsområdet til virksomheder og personer (typisk ledelsesmedlemmer).
Breve vil normalt blive sendt enten til modtagerens digitale postkasse i Digital Post eller til den pågældendes e-mailadresse.
Siden den 1. november 2013 har virksomheder med CVR-nummer haft pligt til at være tilsluttet det fællesoffentlige digitale postsystem Digital Post. Virksomheder er tilsluttet via virksomhedens CVR-nummer.
For personer med CPR-nummer indtrådte pligten til at være tilsluttet Digital Post den 1. november 2014. Personer er tilsluttet via personens CPR-nummer.
Styrelsen anvender i vid udstrækning Digital Post til at sende breve på regnskabsområdet til virksomheder med CVR-nummer og personer med CPR-nummer. Digital Post anvendes fx til at sende påkravsbreve til virksomheder, som har overskredet fristen for indberetning af årsrapport m.v., og til at sende adfærdsregulerende afgifter til medlemmerne af en virksomheds øverste ledelse, hvis de ikke har overholdt deres pligt til at sørge for rettidig indberetning af virksomhedens årsrapport eller eventuelt undtagelseserklæring.
Styrelsen anvender i vid udstrækning e-mail på regnskabsområdet i de tilfælde, hvor modtageren har oplyst en e-mailadresse i den pågældende sag. De breve, som styrelsen sender via e-mail, vedrører i givet fald den pågældende sag. E-mail anvendes fx til at sende kvittering til indberetteren af en årsrapport, når indberetningen er registreret som modtaget i styrelsen (udsendelse af kvitteringer for modtagelsen af indberettede årsrapporter er nærmere omtalt i kommentarerne til § 10, stk. 1).
Styrelsen anvender kun papirbreve i ganske særlige situationer på regnskabsområdet. Det er fx tilfældet, hvis modtageren (virksomheden eller personen) ikke er omfattet af pligten til at være tilsluttet Digital Post, og den pågældende ikke har oplyst en e-mailadresse i forbindelse med den konkrete sag, som styrelsen kan sende post til i sagen.
Udenlandske virksomheder, som ikke har et CVR-nummer, og personer i udlandet, som ikke har et CPR-nummer, er ikke tilsluttet Digital Post. Styrelsen må derfor sende post til disse via e-mail eller papirbrev som forklaret ovenfor. Det samme gælder i de tilfælde, hvor en virksomhed med CVR-nummer eller en person med CPR-nummer er blevet fritaget for at være tilsluttet Digital Post i henhold til lovgivningen om Digital Post.
§ 6, stk. 1, finder tilsvarende anvendelse, når Erhvervsstyrelsen sender breve og lignende til revisorer for virksomheder, rådgivere, som optræder på en virksomheds eller persons vegne, filialer af udenlandske virksomheder, som driver virksomhed igennem en filial her i landet, og filialbestyrerne for disse. Der henvises til kommentarerne ovenfor til § 6, stk. 1.