Vejledning om Indsendelsesbekendtgørelsen afsnit 3.10
Gældende ret pr. 2026-10-03 tier 5 Erhvervsstyrelsen, Vejledning om Indsendelsesbekendtgørelsen (https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-til-bekendtgorelse-om-indberetning-til-og-offentliggorelse-af-arsrapporter-mv-i)
Årsrapporten skal være forsynet med dokumentation for, at den er udarbejdet og godkendt i overensstemmelse med lovgivningen for den pågældende virksomhedstype, herunder virksomhedens vedtægter.
Det skal tydeligt fremgå, hvem der har udarbejdet årsrapporten - dvs. virksomhedens ledelse. Hermed menes alle medlemmerne af virksomhedens ansvarlige ledelsesorganer. I lovens bilag 1, A, nr. 6, er det defineret, hvad der skal forstås ved ”virksomhedens ledelse”. Se nærmere om ledelsens ansvar for årsrapporten i kommentarerne til § 2, stk. 1.
Det skal desuden fremgå, hvem der har godkendt årsrapporten - dvs. generalforsamlingen eller et tilsvarende godkendelsesorgan i henhold til den lovgivning, der gælder for den pågældende virksomhedstype.
Endvidere skal det fremgå, hvem der har bekræftet årsrapporten. Det vil typisk være dirigenten for generalforsamlingen. Se nærmere herom i kommentarerne til § 28, stk. 3.
De pågældendes fulde navne og funktioner skal være tydeligt angivet i årsrapporten. De anførte navne skal være identiske med de navne, som er registreret for den pågældende i Folkeregistret. Navnene og funktionerne skal være let læselige, hvilket som udgangspunkt betyder, at de skal være skrevet maskinelt, dvs. med trykte bogstaver, eller med blokbogstaver.
Dirigenten for generalforsamlingen eller det tilsvarende godkendelsesorgan, som har godkendt årsrapporten, bekræfter ved sin underskrift på årsrapporten,
at årsrapporten er godkendt af virksomhedens ansvarlige ledelsesorganer, fx direktion og bestyrelse, og
at årsrapporten har været fremlagt og er godkendt af generalforsamlingen eller et tilsvarende godkendelsesorgan.
Dirigentens underskrift skal være afgivet af den pågældende personligt. Der kan ikke gives fuldmagt til en anden til at underskrive dokumentet på den pågældendes vegne.
Se nærmere om årsrapportens godkendelse af virksomhedens ansvarlige ledelsesorganer i kommentarerne til § 2, stk. 1, og § 28, stk. 5.
Se også kommentarerne til § 28, stk. 6, hvoraf det fremgår, at dirigentens underskrift på årsrapporten ikke behøver at være gengivet i den digitalt indberettede årsrapport, men dirigentens underskrift skal naturligvis være afgivet, inden årsrapporten indberettes til styrelsen.
Dirigentens underskrift kan være påført fysisk eller digitalt. Se nærmere herom i kommentarerne til § 3.
Hvis en revisor har afgivet en erklæring til årsrapporten, skal erklæringen indgå i årsrapporten. Erklæringen skal fremgå af det eksemplar af årsrapporten, som virksomheden opbevarer, og erklæringen skal fremgå af både den strukturerede og den læsbare del af den indberettede årsrapport. Det er væsentligt at bemærke, at revisors erklæring er afgivet på baggrund af den læsbare del, og ikke den strukturerede del, med mindre det eksplicit er angivet i erklæringen. Erklæringen i den strukturerede del er dermed som udgangspunkt blot en gengivelse af erklæringen i den læsbare del. Erklæringen skal være underskrevet af revisor, og det skal tydeligt fremgå, hvem der har afgivet erklæringen. Den pågældendes fulde navn, titel og MNE-nr. skal være tydeligt angivet i årsrapporten således, som det er forklaret i kommentarerne til § 28, stk. 2. Desuden skal navnet på revisionsvirksomheden fremgå, jf. erklæringsbekendtgørelsens § 5, stk. 9. MNE-nr. er et offentligt, unikt identifikationsnummer. Det kan fremfindes ved at søge på revisors navn på data.virk.dk og vælge det link, hvor der vises en tilknytning til register over godkendte revisorer og revisionsvirksomheder. Derefter vælges fanen for liberale erhverv, hvorefter nummeret fremgår. Derudover skal revisionsvirksomhedens CVR-nr. anføres. Dette skal ske i forbindelse med revisors og revisionsvirksomhedens navn i selve erklæringen. CVR-nummeret skal anføres i både den strukturerede og læsbare del. En godkendt revisor kan afgive en erklæring om assistance med opstilling af årsrapporten. En sådan erklæring uden sikkerhed kan lovligt afgives af revisor uden tilknytning til en godkendt revisionsvirksomhed. I disse situationer er der dermed ikke nødvendigvis et CVR-nr. at anføre i erklæringen. Revisor skal selv underskrive erklæringen. Det er ikke tilstrækkeligt, at revisors navn fremgår med trykte bogstaver, ligesom påtegningen ikke kan være underskrevet af andre efter fuldmagt. Revisor kan således ikke lade sin sekretær underskrive en påtegning efter fuldmagt, hvis revisor er forhindret på grund af ferie eller andre årsager. Hvis revisor er forhindret i at underskrive, må godkendelsen af årsrapporten udskydes eller opgaven overdrages til en anden godkendt revisor, som herefter påtager sig det fulde ansvar for revisionen. Revisors underskrift skal være dateret. Underskriftens datering skal svare til datoen for afgivelsen af erklæringen, som ikke må afgives, før alle medlemmer af de ansvarlige ledelsesorganer reelt har påtaget sig ansvaret for årsrapporten – som oftest dokumenteret ved ledelsens under-skrifter i årsrapporten. Se nærmere herom i kommentarerne til § 28, stk. 5, og til § 3. Revisors underskrift kan være påført fysisk eller digitalt. Se nærmere herom i kommentarerne til § 3.
Virksomheden skal opbevare et eksemplar af årsrapporten, som er underskrevet af dirigenten for generalforsamlingen og en eventuel revisor, som omtalt i kommentarerne til § 28, stk. 3 og 4, og som er underskrevet af alle medlemmerne af virksomhedens ansvarlige ledelsesorganer.
Hvis der kun er et enkelt medlem i virksomhedens ansvarlige ledelsesorgan på tidspunktet for årsrapportens godkendelse, behøver den pågældende ikke at underskrive årsrapporten, hvis der er tale om en virksomhed omfattet af regnskabsklasse B eller C, jf. § 9 a i loven. Der vil typisk være tale om en eneanpartshaver, som er direktør i selskabet.
Det følgende vedrører de tilfælde, hvor der er flere ansvarlige ledelsesmedlemmer på tidspunktet for årsrapportens godkendelse. Når årsrapporten er udarbejdet, skal alle medlemmerne af de ansvarlige ledelsesorganer underskrive årsrapporten og datere underskriften, jf. lovens § 9.
Ledelsesansvaret er personligt. Ledelsesmedlemmerne skal derfor underskrive årsrapporten personligt. Et ledelsesmedlem kan således ikke give en anden fuldmagt til at underskrive årsrapporten på den pågældendes vegne.
Ledelsesmedlemmerne behøver ikke at underskrive årsrapporten samtidig, og underskrifterne behøver ikke at fremgå af det samme dokument. Underskrifterne kan således være indeholdt i flere dokumenter, som tilsammen udgør underskriftseksemplaret, forudsat at indholdet af de underskrevne dokumenter er identisk. Ledelsesmedlemmerne behøver heller ikke at underskrive på samme måde - nogle ledelsesmedlemmer kan fx vælge at underskrive med en fysisk underskrift, mens andre underskriver med en digital signatur. Se nærmere herom i kommentarerne til § 3.
Hvis underskriften påføres fysisk, skal underskriften og underskriftens datering placeres i tilknytning til ledelsespåtegningen.
Hvis underskriften påføres digitalt, stilles der ikke krav om, at underskriften og underskriftens datering skal gives i tilknytning til ledelsespåtegningen. I så fald er det tilstrækkeligt, at ledelsesmedlemmets navn er anført maskinelt (dvs. med trykte bogstaver) i tilknytning til ledelsespåtegningen, og at underskriftstidspunktet er anført i tilknytning til oplysningen om, at årsrapporten er underskrevet digitalt af det pågældende ledelsesmedlem. Ledelsens ansvar for årsrapporten er nærmere beskrevet i kommentarerne til § 2, stk. 1.
Virksomheden skal opbevare underskriftseksemplaret i læsbar skrift eller i en version, der kan udskrives i læsbar skrift.
Hvis årsrapporten indberettes digitalt, stilles der ikke krav om gengivelse af fysiske underskrifter i den indberettede årsrapport. Det er derfor ikke nødvendigt, at PDF-filen af årsrapporten er en scannet version af årsrapporten indeholdende de fysiske underskrifter.
Derimod vil den, der indberetter årsrapporten, indestå over for styrelsen for, at årsrapporten er underskrevet af en eventuel revisor, hvis revisor har afgivet en erklæring til årsrapporten, og at årsrapporten er underskrevet af dirigenten for generalforsamlingen eller et tilsvarende godkendelsesorgan.
Hvis fx en ansat i virksomheden indberetter årsrapporten digitalt for virksomheden, vil virksomhedens ledelse i sin egenskab af hvervgiver i denne forbindelse skulle forstås som indberetter, som forklaret i kommentarerne til § 1, stk. 2. Det er dermed virksomhedens ledelse, som over for styrelsen er ansvarlig for, at årsrapporten er underskrevet af dirigenten og en eventuel revisor.
Virksomheden kan også vælge at anmode en rådgiver, fx en revisor, om at foretage indberetningen af årsrapporten på virksomhedens vegne. Hvis rådgiveren overlader det til en ansat i rådgiverens virksomhed, vil rådgiveren i sin egenskab af arbejdsgiver blive betragtet som indberetter.
Indberetteren har et selvstændigt ansvar for årsrapporter, der indberettes til Erhvervsstyrelsen.
Indberetteren indestår således over for styrelsen for, at årsrapporten er underskrevet af dirigenten og en eventuel revisor. Se nærmere herom i kommentarerne til § 28, stk. 3 og 4.
Indberetteren indestår desuden for, at det er den endelige, godkendte version af årsrapporten, som er indberettet til styrelsen. Se nærmere herom i kommentarerne til § 2, stk. 3.